DV digital | 2.11.2022: Convent Spedition – Individualsoftware abgelöst

Die Convent Spedition hat mit DISPONENTplus von Weber Data Service eine Individualsoftware abgelöst und dabei die Digitalisierung der eigenen Prozesse in den Bereichen Lager und Transport ausgeweitet.

Die Messlatte lag hoch: Schnelle Reaktionszeiten, persönlicher Service und feste Ansprechpartner – was die Pflege der Lagerverwaltungssoftware anging, war die Convent Spedition mit Sitz in Emmerich am Rhein schon immer verwöhnt. Die durch einen freiberuflichen IT-Experten programmierte Lösung wird jedoch nur noch bis 2024 gewartet, sodass rechtzeitig ein Nachfolger gefunden werden musste.

Vor diesem Hintergrund beauftragte Convent die Logistikberatung Valée und Partner (VuP) mit dem Erstellen eines Lasten- und Pflichtenheftes und der Vorauswahl geeigneter Anbieter. „Neben der einfachen Bedienbarkeit und den vielen optionalen Add-ons gefiel uns, dass wir […] nicht nur unsere Gefahrgutlager, sondern auch unser Transportmanagement durchgängig mit einem System steuern können“, erinnert sich Projektleiter Michael Ingelaat, der bei Convent als Leiter der Kundenbetreuung arbeitet, an den Entscheidungsprozess. Dank der Integration von WMS und TMS in einem System „entfallen Schnittstellen und Abstimmungsprozesse“.

Durchgängige Lösung

Nach zwei Referenzbesuchen stand die Entscheidung fest. „Mit Weber Data Service haben wir einen IT-Partner gefunden, mit dem wir auf Augenhöhe verhandeln können und der uns mit unseren Wünschen und Anforderungen ernst nimmt“, betont Susanne Convent-Schramm, die das Unternehmen gemeinsam mit ihrem Mann in dritter Generation leitet.

Mit dem Systemwechsel wollte die Volkswirtin nicht nur an den Qualitätsstandard der bisherigen Lösung anschließen, sondern die eigenen Prozesse konsequent digitalisieren und völlig transparent gestalten. Parallel zur Software-Investition wurden deshalb 30 mobile Scanner vom Typ Honeywell CK 65 angeschafft und das beleglose Arbeiten eingeführt.

„In diesem Zuge wurden 100 Access-Points installiert, um die 60.000 m² Lagerfläche lückenlos mit WLAN zu versorgen“, erläutert Markus Lampert, der bei Convent die IT-Infrastruktur verantwortet. Auf dieser Basis werden jetzt alle Warenbewegungen gescannt, sodass der aktuelle Lagerplatz jeder Palette in der Software abrufbar ist.

Das auf die Chemie- und Kunststoffbranche spezialisierte Logistikunternehmen arbeitet nach dem Prinzip der chaotischen Lagerhaltung. Lagerplätze werden beim Einlagern von den fachkundigen Mitarbeitern festgelegt, wobei bestimmte Regeln zu beachten sind. Manche Artikel müssen zum Beispiel ebenerdig gelagert werden. „Falls ein Mitarbeiter diese Vorgabe missachtet, wird er beim Scannen des Lagerplatzes durch einen Hinweis am Display des CK 65 darauf hingewiesen“, erklärt Ingelaat. Falsche Platzierungen seien durch die neue Technik ebenso ausgeschlossen wie spätere Fehlverladungen.

Integriertes Dokumentenmanagement

Auf Wunsch von Convent programmierte der Software-Lieferant eine komplett neue Android-App, mit der die mobilen Scanner ihr volles Potenzial entfalten können. Dazu gehört zum Beispiel das Schadensmanagement mithilfe der integrierten Fotofunktion. Die Lagermitarbeiter können Beschädigungen an der Ware jetzt unmittelbar dokumentieren, wobei die erstellten Fotos automatisch in der elektronischen Akte mit dem Artikel verknüpft werden. Die E-Akte ist das in DISPONENTplus integrierte Dokumentenmanagementsystem, das als Add-on erhältlich ist. Ähnlich funktioniert es mit den Bildern, die von den Ladeflächen der LKWs gemacht werden, bevor diese das Lager verlassen. Auf diese Weise wird die ordnungsgemäße Ladungssicherung nachgewiesen.

Eine weitere Besonderheit der App ist eine speziell für Convent entwickelte Funktion, mit der Kommissionierer direkt am Scanner ihre Tätigkeiten dokumentieren können. „Falls ein Kollege 40 Säcke mit Granulat auf eine Palette umpacken muss, kann er diese Leistung abrechnungsrelevant dokumentieren“, erklärt Michael Ingelaat. Dafür hat der Software-Hersteller einen Dialog entwickelt, der mit dem Button „Leistungsart bewerten“ gestartet werden kann. „Unsere 42 Mitarbeiter im Lager sind es schon allein wegen der großen Mengen an Gefahrgut gewohnt, selbständig und mit Eigenverantwortung zu arbeiten“, sagt Susanne Convent-Schramm. Die neue App sei dafür „das ideale Werkzeug“.

Während die App die Lagermitarbeiter in die digitalen Prozesse integriert, sorgt das Zusammenspiel zwischen Lagerverwaltung und Transportmanagement für nahtlose Übergänge im Büro. Jeder mit DISPONENTplus angelegte Auslagerungs-Auftrag wird unmittelbar in der grafischen Disposition sichtbar, der damit frühzeitig auf einen passenden LKW verplant oder an einen Subunternehmer weitergeleitet werden kann. Auf diese Weise werden bei Convent täglich 25 Touren im Fernverkehr und weitere rund 45 Touren im Nahverkehr disponiert und verladen.

„Mindestens genauso wichtig wie der Warenfluss ist aber auch der Informationsfluss“, stellt Susanne Convent-Schramm fest. Das Bereitstellen von Schnittstellen zu den IT-Systemen der Kunden spielt deshalb eine extrem wichtige Rolle.

Datenkonverter von Lobster

Sobald der Warenausgang einer Sendung gescannt wurde, sendet Disponentplus diese Information im gewünschten Dateiformat an den Auftraggeber, der dadurch unmittelbar seine Rechnung erstellen kann. Die entsprechenden Schnittstellen zu den IT-Systemen der Kunden werden durch den Datenkonverter von Lobster bereitgestellt, der in DISPONENTplus integriert wurde.

Auch für die Weiterverarbeitung und Darstellung der Daten erfolgt praxisnah und flexibel. „Unsere Kunden haben die unterschiedlichsten Vorstellungen, welche Daten auf den Formularen wie zum Beispiel den Liefer- und Abholscheinen ausgegeben werden sollen“, berichtet Ingelaat. Die von der neuen Software bereitgestellten Formatvorlagen lassen sich ohne großen Aufwand um die vom Kunden gewünschten Datenfelder ergänzen. Die Kunden von Convent schätzen diese Flexibilität sehr. Viele Auftraggeber arbeiten mit SAP und können deshalb nicht so schnell auf die geänderten Anforderungen reagieren wie ihr Logistikdienstleister.

Zügiger Service

Nur selten benötigt Convent dabei die Hilfe vom Software-Hersteller – etwa dann, wenn ein völlig neues Datenfeld verlangt wird, das bislang nicht vorgesehen war. „Einer unserer Kunden brauchte zum Beispiel ein Datenfeld für das Herstelldatum seiner Ware“, erinnert sich der Projektleiter. Solche Änderungen würden zügig und zuverlässig bis zum festgelegten Termin erledigt. „Das klappt in der Regel innerhalb von nur 48 Stunden“, bekräftigt Ingelaat. „Obwohl wir jetzt mit einer Standardsoftware arbeiten, sind wir damit fast so flexibel wie mit unserer Individuallösung – und dass bei einem erheblich gewachsenen Leistungsumfang.“

Bis Ende 2023 sollen alle Kunden Schritt für Schritt auf die neue Software umgestellt und die bisherige endgültig abgeschaltet werden. Deren Entwickler kann dann pünktlich in den verdienten Ruhestand wechseln.

Über die Convent Spedition 

Der mittelständische Logistikdienstleister mit Sitz in Emmerich am Rhein ist ein in dritter Generation inhabergeführtes Familienunternehmen, das vorrangig in der Branche Chemie sowie für Kunststoffproduktion und -handel arbeitet. Der im Jahr 1933 gegründete Gefahrgutlogistiker verfügt an vier Standorten über rund 60.000 m² überdachte Lagerflächen und eine eigene Fahrzeugflotte mit 20 LKW. www.conventgmbh.de/de

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Quelle: www.it-zoom.de/dv-dialog/e/individualsoftware-abgeloest-31393/