Spedition Lensker: Digitalisieren aus eigener Kraft

Die Spedition Lensker arbeitet bereits seit 1993 mit Speditionssoftware von Weber Data Service und digitalisiert ihre Prozesse in vielen kleinen Schritten. Der elektronische Rechnungsversand setzt den bisherigen Schlusspunkt.

Die Auswirkungen der Corona-Pandemie spürt man hier kaum: Das Großraumbüro der Spedition Lensker bietet ausreichenden Raum für den Sicherheitsabstand und bei den Umsätzen gibt es keine dramatischen Einbrüche. Aus diesem Grund muss auch keiner der sechs Büromitarbeiter zu Hause bleiben.

Transportmanagementsystem für 50 individuelle Tarife

Die stabile Geschäftslage ist unter anderem auf die Vielseitigkeit des im Münsterland beheimateten Logistikers zurückführen. Mit eigenen Fahrzeugen werden Teil- und Komplettladungen sowie Stückgut transportiert. Die Kunden kommen zum Beispiel aus der Stahlbranche, deren Fracht in vielen Fällen nicht systemfähig ist. Dazu gehören zwölf Meter lange Metallprofile, Rohstahl in Coilmulden und andere sperrige Güter. „Wir befördern hier fast keine Standardpaletten“, erklärt Tobias Steinweger, der bei Lensker zugleich als Dispositionsleiter und IT-Beauftragter arbeitet.

So unterschiedlich und vielseitig wie die Kunden sind auch deren Wünsche an die Fakturierung. „Bei uns gibt es mittlerweile rund 50 individuelle Tarife und mit jedem neuen Kunden können neue Wünsche hinzukommen,“ stellt Steinweger fest, der sämtliche Abrechnungsmodelle problemlos in seinem Transportmanagementsystem (TMS) abbilden kann. Hier vertraut Lensker bereits seit 1993 auf Weber Data Service. 2015 war das ursprüngliche System „Disponent 2000“ durch die moderne Lösung „DISPONENTplus“ abgelöst worden.

Vieles selber machen

„Vor dem Umstieg haben wir uns natürlich auch andere Softwarehäuser angesehen, aber kein anderer Anbieter konnte uns einen so persönlichen und zuverlässigen Service auf Augenhöhe bieten“, so Steinweger, der bereits seit 1998 zum Unternehmen gehört. Seit dieser Zeit werde er seitens Weber Data Service konstant durch Andre Uffmann betreut, der die Bedürfnisse seines Kunden „bis ins letzte Detail“ kenne und verstehe. Speziell beim Transport Management System (TMS) wollte  man diesbezüglich kein Risiko eingehen. „Das ist der Grundbaustein. Der muss immer funktionieren“, bringt es Steinweger auf den Punkt.

Einmal pro Woche telefoniert er mit seinem Ansprechpartner bei Weber Data Service, wobei es meist um das Beheben von Bedienfehlern und hin und wieder auch um das Implementieren von Updates und Systemerweiterungen geht. Erst im Februar hatte Steinweger auf diesem Weg den elektronischen Rechnungsversand eingeführt. „Bei DISPONENTplus können wir vieles selber machen, was von Weber Data Service unterstützt wird und erhebliche Kosten spart“, betont Steinweger, der über solide Programmierkenntnisse verfügt.

Beschleunigter Zahlungslauf

Der elektronische Rechnungsversand war von einigen Kunden gefordert worden, die damit ihre internen Prozesse vereinfachen. Bei Lensker führt das neue Verfahren angesichts der bis zu 800 monatlichen Rechnungen zu Einsparungen bei Porto und Papier. Außerdem sind die Rechnungen schneller am Ziel, was nicht zuletzt auch den Zahlungslauf beschleunigt. Lediglich ein Teil der Kunden mag nicht auf Papier verzichten und besteht auf die Zustellung in herkömmlicher Form.

Der elektronische Versand erfolgt über den bei Lensker installierten Jasper Reports Server. Jasper Reports ist fester Bestandteil von DISPONENTplus und ein Open-Source-Java-Berichtswerkzeug, mit dem man Berichte als PDF, HTML, Word, Excel und vielen weiteren Formaten exportieren, auf dem Bildschirm anzeigen oder drucken kann.

Weber Data Service hat für die wichtigsten Speditions- und Lagerformulare einheitliche und übersichtliche Designvorlagen erarbeitet, die von den Kunden leicht angepasst werden können. „Ich habe vollen Zugriff auf alle Formulare und kann vieles selber machen“, bestätigt Steinweger, der mit dem Formular Generator unter anderem Rechnungen, Abholaufträge, Frachtbriefe und Borderos verwaltet und anpasst. Den Umgang mit der Software hat er sich selbst beigebracht.

Grafische Tourenplanung

Die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand hat bei der Spedition Lensker insgesamt drei Monate gedauert und wurde von Tobias Steinweger quasi im Alleingang neben seiner Tätigkeit als Disponent bewältigt. Im Tagesgeschäft plant er gemeinsam mit einem Kollegen 30 bis 35 Touren, die überwiegend mit eigenen LKW gefahren und zum Teil über Frachtenbörsen verkauft werden. Auch dieser Prozess wird von DISPONENTplus unterstützt. Die grafisch unterstützte Tourenplanung zeigt sämtliche Zielorte übersichtlich in einer Kartenansicht.

Das integrierte Dokumentenmanagement DISPONENT E-Akte sorgt hier ebenfalls für Erleichterung. Damit können Anwender auf sämtliche Dokumente zugreifen, die zuvor mit dem TMS oder einem anderen System elektronisch bearbeitet wurden. Jedes als relevant eingestufte Papier kann gescannt und einem oder mehreren Datensätzen in DISPONENTplus zugeordnet werden. Alle elektronisch abgelegten Belege, Lieferscheine, Palettenscheine, Lieferquittungen, Wiegezettel oder Transportaufträge können anschließend mühelos und schnell wieder aufgefunden werden.

Neben den zwei Disponenten arbeiten jeweils zwei weitere Kollegen aus den Bereichen Buchhaltung und Kundenservice mit dem TMS von Weber Data Service und erstellen damit zum Beispiel Frachtangebote. Kommen diese zum Zuge, müssen sie nur noch aufgerufen und in Transportaufträge verwandelt werden.

Nächste Ausbaustufe

Fazit: Mit dem elektronischen Rechnungsversand ist die Spedition Lensker der durchgängigen Digitalisierung aller Prozesse einen großen Schritt nähergekommen. In der nächsten Ausbaustufe sollen auch die Ablieferbelege online an die Kunden übermittelt werden. Nach Corona geht´s weiter.

Hintergrund: Alois Lensker GmbH Spedition

Die Spedition Lensker ist ein mittelständischer Logistikdienstleister mit 55 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Sitz in Stadtlohn im westlichen Münsterland. Das inhabergeführte Unternehmen betreibt einen eigenen Fuhrpark mit zwölf Sattelzügen, zwei Gliederzügen und elf Verteiler-LKW, mit denen der Großteil der Transporte im Selbsteintritt durchgeführt wird. Zum Portfolio zählen Teil- und Komplettladungen sowie Stückguttransporte. Außerdem verfügt Lensker über rund 3.400 Quadratmeter Lagerfläche, von denen 1.600 Quadratmeter überdacht sind. Eine LKW-Waschstraße, die auch für Fremdfahrzeuge genutzt werden kann, rundet das Dienstleistungsangebot ab.

Weitere Infos unter www.spedition-lensker.de