Digitalisierung: Logistiksoftware bei PHL – Der Mercedes in der Garage

Die PHL Logistik GmbH hat mithilfe von DISPONENTplus fast alle Prozesse in den Bereichen Verwaltung, Auftrags- und Transportmanagement sowie im Lager digitalisiert. Damit wird das Potenzial der vielseitigen Logistiksoftware nun voll genutzt.

Die PHL Logistik GmbH hat mithilfe von DISPONENTplus fast alle Prozesse in den Bereichen Verwaltung, Auftrags- und Transportmanagement sowie im Lager digitalisiert. Erst nach einem zweiten Anlauf wurde das Potenzial der vielseitigen Software voll genutzt.
Nicole Heinemann hat ein breites Betätigungsfeld: Bei PHL Logistik verantwortet sie die Qualitäts-, Prozess- und Rentabilitätssteuerung. Als die Prokuristin 2017 nach siebenjähriger Unterbrechung an ihre frühere Wirkungsstätte zurückkehrte, hatte das Unternehmen kurz zuvor den neu gebauten Standort in Wardenburg bezogen. „Zu meinen Hauptaufgaben gehört die konsequente Digitalisierung sämtlicher Prozesse“, erklärt die Verkehrsfachwirtin, die schon von 2004 bis 2009 für das niedersächsische Familienunternehmen gearbeitet hatte.

Potenziale erkannt
Aus dieser Zeit kannte sie auch noch das bei PHL eingesetzte durchgängige Transport- und Warehousemanagementsystem DISPONENTplus von Weber Data Service. „Wir haben das Programm genutzt, wussten aber gar nicht, was es alles kann“, stellt Heinemann fest. Vor diesem Hintergrund lud sie den Bielefelder Softwareanbieter ein, die Funktionen seines umfangreichen Produkts ein weiteres Mal zu präsentieren. „Dieser Termin hat uns die Augen dafür geöffnet, dass wir mit DISPONENTplus quasi einen Mercedes in der Garage stehen hatten, mit dem wir bis dato kaum gefahren waren“, beschreibt Heinemann ein häufig auftretendes Phänomen. Seit Jahren implementierte Lösungen entwickeln sich von Release zu Release weiter, während die Verbesserungen in der täglichen Routine untergehen.
„Wir waren jedenfalls froh, dass wir statt einer Investition in eine neue Software lediglich das Potenzial der vorhandenen IT-Lösung ausschöpfen mussten“, erinnert sich Heinemann. Als einen der ersten Schritte führte sie 2018 das Add-on DISPONENT E-Akte ein. Es handelt sich um das in DISPONENTplus integrierte Dokumentenmanagement-System, das als Add-on erhältlich ist. Damit können Anwender auf sämtliche Dokumente zugreifen, die zuvor mit DISPONENTplus oder einem anderen System elektronisch bearbeitet wurden. Jedes als relevant eingestufte Papier kann gescannt und einem oder mehreren Datensätzen in DISPONENTplus zugeordnet werden. Alle elektronisch abgelegten Belege, Lieferscheine, Palettenscheine, Lieferquittungen, Wiegezettel oder Transportaufträge sind anschließend mühelos und schnell wieder auffindbar.

Rollkarte als Sicherheits-Update
Parallel beauftragte PHL eine erweiterte Schnittstelle zwischen DISPONENTplus und dem bei PHL eingesetzten Telematiksystem von AIS. Jetzt erhalten die Fahrer ihre Aufträge zum größten Teil papierlos auf die den Fahrzeugen zugeordneten Handhelds. Das gilt nicht nur für die 25 eigenen Sattelzugmaschinen im Fernverkehr, sondern auch für die überwiegend im Nahverkehr tätigen LKW der 5 fest fahrenden Subunternehmer. „Nur ein paar wenige Kunden bestehen nach wie vor auf einen Lieferschein aus Papier“, berichtet Innendienstleiter Fabian Richter. Auch die Rollkarte wird noch in Papierform mitgeführt. Diese dient lediglich als Sicherheits-Update, falls die mobilen Geräte im Smartphone-Format einmal ausfallen sollten.

Durch die E-Akte und die erweiterte Telematik-Schnittstelle läuft auch die Verwaltung der Abliefernachweise automatisch – und der Abrechnungsprozess kann wesentlich eher angestoßen werden. „Dieser Schritt hat uns viel Zeit eingespart“, betont Heinemann, die im gleichen Zuge mit DISPONENTplus den Rechnungsversand digitalisiert und das Erstellen der Gutschriften für die Subunternehmer automatisiert hat.

Grafische Disposition
Neben der Administration profitierte von der Auffrischung aber auch die operative Seite. Um die Disposition zu vereinfachen und um jungen Kollegen den Einstieg zu erleichtern, führte PHL die grafische Disposition mit Lasso-Funktion ein. Die Innovation kam aber nicht nur beim Nachwuchs gut an: „Die grafische Disposition vereinfacht auch uns erfahrenen Disponenten die Arbeit. Jetzt können wir zum Beispiel selber schnell recherchieren, welche Straßenverhältnisse im Empfangsgebiet vorherrschen und gegebenenfalls ein anderes Fahrzeug losschicken“, erläutert Jens Henke, der seit rund 30 Jahren LKWs disponiert.

Einen weiteren großen Rationalisierungs-Effekt erreichte PHL mit Einführung der Lagerscannung. Dafür wurde jeder Lagerplatz auf der 4.100 qm großen Fläche mit einem Barcode versehen, der nun bei jeder Einlagerung abgescannt wird. Ein zweiter Scan gilt dem Barcode-Etikett, das bei jedem Wareneingang von DISPONENTplus generiert und anschließend aufgeklebt wird. Durch die „Verheiratung“ von Palette und Lagerplatz werden falsche Einlagerungen und Verwechslungen praktisch ausgeschlossen. „Durch unseren sicheren Prozess passieren so gut wie keine Fehler mehr, was nicht zuletzt auch unseren Kunden positiv auffällt“, bestätigt Schichtleiter Daniel Schreich. Im nächsten Schritt soll in seinem Bereich auch noch die Umschlagsscannung eingeführt werden. „Dieser Schritt wird unsere tägliche Hallenrevision vereinfachen, weil dann die stehengebliebenen Paletten viel schneller zugeordnet werden können“, erwartet Heinemann.

Mehrwert durch Online-Erfassung
Seit Januar 2023 hat PHL auch die manuelle Auftragserfassung vereinfacht, die nun via Online-Erfassungsmaske durch die Kunden vorgenommen wird. Diese haben dadurch den Vorteil, dass sie ihre Sendungen lückenlos verfolgen und bei Bedarf Ablieferbelege generieren können. Vor allem können sie damit selbst die Versandetiketten erzeugen. Der größte Kunde war ohnehin schon über eine Schnittstelle an DISPONENTplus angeschlossen. Weitere Firmen senden ihre Aufträge in Form von Excel-Listen, die in das durchgängige Transport- und Warehousemanagementsystem eingelesen werden können.
Fazit: Im zweiten Anlauf hat PHL Logistik das Potenzial der bereits vorhandenen Transport- und Warehouse Management-Software konsequent genutzt und damit die eigene Digitalisierung stark vorangetrieben. Nicht nur die Investitionen in eine neue IT-Lösung konnten damit gespart werden – profitiert haben vor allem die Mitarbeiter durch vereinfachte Prozesse und das Unternehmen durch optimierte Prozesse und gesunkene Kosten.

Hintergrund: PHL Logistik GmbH
Die PHL Logistik GmbH ist ein mittelständischer Logistikdienstleister mit einem vielseitigen Angebot in den Bereichen Transport- und Lagerwirtschaft. Dabei konzentriert sich PHL auf die Branchen Papier, erneuerbare Energien, medizinische Produkte, Tierfutter und Handelswaren. Das inhabergeführte Unternehmen mit Sitz in Wardenburg verfügt über eine Flotte mit 25 eigenen Lkw und arbeitet ergänzend mit festen Subunternehmern zusammen, die bundesweit und im angrenzenden Ausland unterwegs sind. Das größte Wachstum realisiert PHL in der Lager- und Kontraktlogistik mit Konzepten für die komplette Produktions-Entsorgung, Kommissionierung und Feinverteilung.
Die Wurzeln des schnell expandierenden Familienbetriebs gehen bis auf das Jahr 1996 zurück. Damals entstand die frühere P.H.L. Transport-Logistik GmbH durch die Ausgliederung des Werkverkehrs einer großen Druckerei, die auch heute noch zu den Großkunden von PHL zählt.
Weitere Informationen unter www.phl-logistik.de.